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Cómo optimizar tus tareas diarias utilizando herramientas de productividad en línea

Introducción

Vivimos en una era digital en la que la tecnología nos rodea y es parte fundamental de nuestras vidas. Aunque en muchos casos puede parecer que nos monopoliza el tiempo y nos distrae de nuestras tareas diarias, también es cierto que existen muchas herramientas de productividad en línea que pueden ayudarnos a optimizar nuestro tiempo y a ser más eficientes en nuestro día a día. En este artículo vamos a explorar algunas de ellas y cómo podemos utilizarlas en nuestro beneficio.

Herramientas de organización

Una de las claves para ser productivos es tener nuestras tareas organizadas y planificadas. Existen numerosas herramientas en línea que nos permiten hacerlo de una manera sencilla y eficaz. Algunas opciones son:

  • Asana: una herramienta de gestión de proyectos y tareas que permite crear y asignar tareas, establecer fechas de entrega y hacer seguimiento del progreso.
  • Trello: una herramienta visual y colaborativa que utiliza tarjetas y tableros para organizar las tareas y proyectos en diferentes etapas.
  • Google Calendar: una herramienta de calendario que permite agregar eventos, citas y recordatorios para mantenernos organizados y planificar nuestro tiempo de manera efectiva.

Herramientas de comunicación

A veces el tiempo se pierde en reuniones interminables o en la gestión de correos electrónicos que no siempre son necesarios. Las siguientes herramientas de comunicación pueden ayudarnos a ser más eficientes en este sentido:

  • Slack: una aplicación de mensajería instantánea enfocada en el trabajo en equipo que permite crear canales y organizar las conversaciones por tema o proyecto.
  • Skype: una aplicación de videoconferencia que permite realizar reuniones en línea con cualquier persona en cualquier parte del mundo.
  • Gmail: una herramienta de correo electrónico que permite etiquetar los correos, ordenarlos automáticamente y programar su envío para una fecha y hora determinada.

Herramientas de notas y almacenamiento

Las herramientas de notas y almacenamiento son fundamentales para no perder información importante y para poder acceder a ella desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Algunas opciones son:

  • Evernote: una herramienta de notas que permite registrar y organizar notas de texto, imágenes, audio y vídeo, y sincronizarlas en diferentes dispositivos.
  • Dropbox: una herramienta de almacenamiento en la nube que permite guardar y compartir archivos desde cualquier lugar y con cualquier persona.
  • Google Drive: una herramienta de almacenamiento en la nube que permite crear y compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones en línea, además de almacenar otros tipos de archivos.

Herramientas de automatización

Las herramientas de automatización nos permiten ahorrar tiempo al realizar tareas repetitivas de manera automática. Algunas herramientas útiles son:

  • Zapier: una aplicación que permite automatizar tareas entre diferentes herramientas en línea, como por ejemplo enviar un correo electrónico cada vez que se añada una tarea en Asana.
  • Ifttt: una herramienta similar a Zapier que permite crear reglas para automatizar una gran variedad de tareas en línea.

Herramientas de gestión del tiempo

Por último, las herramientas de gestión del tiempo nos ayudan a controlar el tiempo que dedicamos a cada tarea y a identificar los momentos del día en los que somos más productivos. Algunas herramientas que pueden ser de utilidad son:

  • RescueTime: una aplicación que realiza un seguimiento de las aplicaciones y sitios web que utilizamos a lo largo del día y nos muestra en qué estamos gastando nuestro tiempo.
  • Pomodoro Timer: una técnica de gestión del tiempo que consiste en trabajar intensamente durante un periodo de 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Existen diversas aplicaciones que nos ayudan a aplicar esta técnica.

Conclusión

Como hemos visto, existen numerosas herramientas de productividad en línea que pueden ayudarnos a sacar el máximo provecho de nuestro tiempo y ser más eficientes en nuestras tareas diarias. Desde herramientas de organización y comunicación hasta herramientas de automatización y gestión del tiempo, hay una gran variedad de opciones para elegir. Lo importante es encontrar las que mejor se adapten a nuestras necesidades y a nuestro estilo de trabajo, para poder ser más productivos y tener más tiempo libre para hacer lo que realmente importa.